Viele Praxen arbeiten seit Jahren mit derselben Praxissoftware. Was früher gut funktioniert hat, wird oft aus Gewohnheit beibehalten. Im hektischen Praxisalltag bleibt selten Zeit, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen. Dabei entstehen durch veraltete oder schlecht betreute Systeme häufig erhebliche Zeitverluste und unnötige Kosten.
Doch woran erkennt man eigentlich, dass ein Wechsel oder zumindest eine Neubewertung der aktuellen Praxissoftware sinnvoll sein könnte?
1. Mitarbeiter klagen regelmäßig über die Software
Wenn MFA, Ärzte oder Verwaltungskräfte wiederholt über die gleichen Probleme berichten, sollten die Ursachen ernst genommen werden.
Typische Aussagen sind:
- „Das dauert ewig.“
- „Das Programm hängt schon wieder.“
- „Dafür müssen wir immer einen Umweg machen.“
- „Der Support antwortet nie.“
Wenn Frust zur täglichen Routine wird, liegt das Problem meist nicht bei den Mitarbeitern.
2. Updates sorgen für Probleme statt Verbesserungen
Jede Praxissoftware benötigt regelmäßige Updates. Werden nach Aktualisierungen jedoch regelmäßig Funktionen gestört oder kommt es zu Ausfällen, kann dies den Praxisbetrieb massiv beeinträchtigen.
Ein modernes Praxisverwaltungssystem sollte Sicherheit und neue Funktionen liefern, ohne den Arbeitsablauf zu gefährden.
3. Die Telematikinfrastruktur verursacht ständig Störungen
eRezept, eAU, KIM und elektronische Patientenakte gehören inzwischen zum Praxisalltag.
Wenn Ihr Praxisteam regelmäßig Probleme mit:
- Kartenterminals
- Konnektoren
- eRezepten
- eAU-Übertragungen
- KIM-Kommunikation
hat, lohnt sich eine technische Analyse der Gesamtlösung.
4. Neue Anforderungen lassen sich nicht umsetzen
Patienten erwarten heute digitale Prozesse.
Beispiele:
- Online-Terminbuchungen
- Digitale Anamnese
- Dokumentenaustausch
- Videosprechstunden
- Mobile Zugriffe
Wenn Ihre aktuelle Software diese Anforderungen nur eingeschränkt unterstützt, kann dies die Weiterentwicklung Ihrer Praxis bremsen.
5. Der Support ist kaum erreichbar
Viele Praxen akzeptieren lange Wartezeiten beim Hersteller als normal.
Dabei verursacht jede Stunde Stillstand Kosten.
Achten Sie darauf:
- Wie schnell erhalten Sie Hilfe?
- Werden Tickets zeitnah bearbeitet?
- Erhalten Sie kompetente Ansprechpartner?
Ein guter Support kann wichtiger sein als die eigentliche Software.
6. Sie arbeiten ständig mit Insellösungen
Excel-Listen, zusätzliche Programme und manuelle Prozesse sind oft Anzeichen dafür, dass die Praxissoftware die Anforderungen nicht mehr vollständig erfüllt.
Je mehr externe Hilfsmittel benötigt werden, desto größer werden Fehlerquellen und Verwaltungsaufwand.
7. Niemand kennt die tatsächlichen Kosten
Viele Praxen unterschätzen die Gesamtkosten ihrer IT-Landschaft.
Neben den Lizenzkosten entstehen häufig weitere Ausgaben für:
- Zusatzmodule
- Schnittstellen
- Datenmigrationen
- Supportleistungen
- Schulungen
Eine regelmäßige Wirtschaftlichkeitsprüfung schafft Transparenz.
Fazit
Nicht jede Praxis muss sofort ihre Software wechseln. Oft genügt bereits eine professionelle Analyse der bestehenden Umgebung.
Wer jedoch regelmäßig mit Ausfällen, langsamen Prozessen oder unzufriedenen Mitarbeitern zu kämpfen hat, sollte prüfen, ob moderne Lösungen den Praxisalltag effizienter gestalten können.
Eine unabhängige Bestandsaufnahme hilft dabei, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen.